Neuprogrammierung und Betrieb des Matchingtools
Eingereicht von
HMS3 GmbH
Ihr strategischer Partner für digitale Lösungen
Ergänzend zu diesem Konzept stehen klickbare UI-Prototypen (ohne Funktionalität) sowie eine Online-Version dieses Dokuments zur Verfügung:
Die Prototypen dienen zur Veranschaulichung des geplanten Designs und der Benutzerführung.
Die HMS3 GmbH ist ein inhabergeführtes Softwareunternehmen mit Sitz in Hannover. Wir entwickeln maßgeschneiderte Web- und Softwarelösungen für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber – von individuellen Plattformen bis hin zu SaaS-Produkten mit mehreren tausend Nutzern.
Wir arbeiten mit bewährten, modernen Technologien:
Die HMS3 GmbH hat die Anforderungen der MainArbeit kommunales Jobcenter Offenbach vollständig erfasst. Das Projekt umfasst die Neuprogrammierung des bestehenden Matchingtools www.dieazubisuche.de, das Jugendliche bei der Suche nach Ausbildungs- und Praktikumsplätzen mit regionalen Betrieben zusammenbringt.
Die Plattform verbindet derzeit ca. 2.600 Jugendliche, 300 Betriebe und 90 Schulen/Träger in der Region Offenbach, Groß-Gerau, Main-Kinzig-Kreis und Kreis Offenbach.
Wir setzen auf eine moderne, skalierbare Drei-Schichten-Architektur:
| Schicht | Technologie & Beschreibung |
|---|---|
| Frontend | React.js mit Mobile-First-Ansatz – optimiert für die junge Zielgruppe, die primär über Smartphones zugreift. Responsives Design für alle Endgeräte. Intuitive Benutzeroberfläche mit Barrierefreiheit (WCAG 2.1). |
| Backend | Node.js mit Express-Framework. RESTful API für alle Datenzugriffe. Modularer Aufbau für einfache Erweiterbarkeit. |
| Datenbank | Supabase (PostgreSQL-basiert) als Backend-as-a-Service mit integrierter Authentifizierung, Echtzeit-Funktionen und verschlüsselter Speicherung personenbezogener Daten. Automatische Backups. |
Alternativ zur individuellen React-Entwicklung kann das Content-Management über ein Open-Source-CMS wie Payload CMS erfolgen. Vorteile: Headless-CMS-Architektur mit flexibler API, vollständige Kontrolle über Daten und Hosting, keine Lizenzkosten durch Open-Source-Modell, TypeScript-basiert für nahtlose Integration mit dem Frontend.
Ergänzend zur mobil-optimierten Webanwendung besteht die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt eine Hybrid-App oder Progressive Web App (PWA) für iOS und Android bereitzustellen. Diese ermöglichen Push-Benachrichtigungen, Offline-Funktionalität und eine Installation auf dem Homescreen – bei deutlich geringeren Entwicklungskosten als native Apps. Die App-Entwicklung ist nicht im Basisangebot enthalten und wird bei Interesse gesondert vereinbart und abgerechnet.
Der intelligente Matching-Algorithmus berücksichtigt folgende Kriterien und zeigt die Ergebnisse mit prozentualer Übereinstimmung an:
Die prozentuale Gewichtung der einzelnen Matching-Kriterien kann durch den Administrator im Backend flexibel angepasst werden. So lässt sich der Algorithmus jederzeit an veränderte Anforderungen oder regionale Besonderheiten anpassen – ohne Programmieraufwand.
Das gesamte UX/UI-Design folgt konsequent dem Mobile-First-Ansatz: Alle Oberflächen werden zuerst für Smartphones konzipiert und dann für größere Bildschirme erweitert. Da die Zielgruppe – Jugendliche und junge Erwachsene – überwiegend mobile Endgeräte nutzt, ist dies die optimale Strategie für maximale Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz. Touch-optimierte Bedienelemente, schnelle Ladezeiten und eine intuitive Navigation sorgen für ein nahtloses Nutzungserlebnis.
Die moderne, intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Jugendlichen einen schnellen Überblick über ihre Matches und Nachrichten:
Betriebe können gezielt nach passenden Auszubildenden suchen und erhalten übersichtliche Kandidatenprofile mit Match-Score:
Betriebe haben die Möglichkeit, mehrere Ansprechpartner in ihrem Profil zu hinterlegen. So können verschiedene Personen (z.B. Personalleitung, Ausbildungsleiter, Fachabteilungen) eigenständig auf Kandidaten zugreifen und Kontakt aufnehmen. Jeder Ansprechpartner erhält einen eigenen Zugang mit individueller E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen.
Das System implementiert ein differenziertes Rechtekonzept gemäß der Leistungsbeschreibung:
| Rolle | Funktionen |
|---|---|
| Administrator | Backend- und Frontend-Zugriff, Nutzerverwaltung, Passwort-Reset, 1st/2nd Level Support, Berufsbezeichnungen pflegen |
| Bewerber/innen | Profilregistrierung, Lebenslauf-Generator, Nachrichten empfangen/beantworten, Profil aktiv/inaktiv schalten |
| Betriebe | Registrierung (2-Stufen), Profilpflege, Matching-Ergebnisse, Kontaktaufnahme, Nachrichtenvorlagen, weitere Ansprechpartner hinterlegen |
| Unterstützende Personen | Klassen-/Gruppenupload (CSV), Profilkommentierung, Bewerbungsstatus einsehen, Filteroptionen |
| Mini-Admins | Erweiterte Frontend-Rechte: Gruppen anlegen, Betriebe freischalten, Nutzer umbuchen/löschen, Papierkorb |
Zur Unterstützung der Praktikums- und Ausbildungsplatzsuchenden bei der Erstregistrierung und Profilerstellung wird ein interaktiver Chatbot implementiert. Dieser führt die Nutzer in einem dialogorientierten Format durch den gesamten Anmeldeprozess:
Der Chatbot ist in einfacher, jugendgerechter Sprache gehalten und reduziert die Abbruchquote bei der Registrierung deutlich.
Um Jugendlichen mit Migrationshintergrund den Zugang zur Plattform zu erleichtern, wird eine umfassende Mehrsprachigkeit implementiert. Die Benutzeroberfläche sowie alle zentralen Funktionen werden in folgenden Sprachen angeboten:
| Sprache | Umfang |
|---|---|
| Deutsch | Standardsprache – vollständige Übersetzung |
| Englisch | Vollständige Übersetzung |
| Türkisch | Vollständige Übersetzung |
| Arabisch | Vollständige Übersetzung |
| Ukrainisch | Vollständige Übersetzung |
| Dari/Farsi | Vollständige Übersetzung |
| Polnisch | Vollständige Übersetzung |
Die Sprachauswahl erfolgt über ein Dropdown-Menü im Header und wird in den Benutzereinstellungen gespeichert. Die Sprachauswahl orientiert sich an den häufigsten Herkunftssprachen der Zielgruppe in der Region Rhein-Main.
Das Sprachsystem ist modular aufgebaut – weitere Sprachen können jederzeit hinzugefügt werden. Bei Bedarf lassen sich zusätzliche Übersetzungen (z.B. Spanisch, Französisch, Rumänisch, Russisch) ohne größeren Entwicklungsaufwand ergänzen.
Ein zentrales Feature ist der intelligente Lebenslauf-Generator, der Jugendlichen hilft, professionelle Bewerbungsunterlagen zu erstellen:
Um eine zeitnahe Reaktion auf Kontaktanfragen sicherzustellen, wird ein mehrstufiges Benachrichtigungssystem implementiert:
| Funktion | Bewerber | Betriebe |
|---|---|---|
| Push-Benachrichtigungen | Bei neuen Nachrichten von Betrieben | Bei neuen passenden Profilen (aktivierbar) |
| SMS-Hinweis (optional) | Hinweis auf neue Nachricht | — |
| Erinnerung | Bei unbeantworteten Nachrichten (48h) | — |
| Lesebestätigung | — | Zeitstempel „Gelesen am..." |
| Status-Übersicht | — | Alle versendeten Kontaktanfragen |
Alle Benachrichtigungen sind DSGVO-konform gestaltet und können individuell aktiviert oder deaktiviert werden.
Nach erfolgreicher Registrierung und Freischaltung erhalten neue Betriebe automatisch eine personalisierte Willkommensnachricht über das interne Messenger-System:
Alle Ausbildungsberufe und Wunschberufe werden nach der offiziellen Klassifikation der Berufe (KldB 2010) der Bundesagentur für Arbeit erfasst:
Für die Auftraggeberin und unterstützende Personen mit erweiterten Zugriffsrechten wird ein umfassendes Reporting-Modul in der Plattform bereitgestellt:
| Bericht | Beschreibung |
|---|---|
| Stellenbesetzungsanalyse | Welche Ausbildungsberufe sind schwer zu besetzen? (Verhältnis Angebot/Nachfrage) |
| Prozessdauer-Statistik | Durchschnittliche Dauer vom ersten Kontakt bis zur Vermittlung |
| Kontaktaktivität | Anzahl der Betriebsanfragen je Schüler/in (gruppiert nach Schule/Klasse/Träger) |
| Profilstatus-Übersicht | Veröffentlichte vs. unveröffentlichte Schülerprofile nach Organisation |
| Registrierungsübersicht | Überblick über registrierte Schulen, Träger, Betriebe und Bewerber |
| Angebot-Nachfrage-Vergleich | Angebotene Ausbildungsberufe vs. Wunschberufe mit Lücken-Identifikation |
Die Berichtsstruktur ist modular aufgebaut, sodass weitere Auswertungen jederzeit ergänzt werden können.
Die Migration der Bestandsdaten erfolgt strukturiert und vollständig dokumentiert im CSV-Format:
Das Hosting erfolgt DSGVO-konform auf deutschen Servern:
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Serverstandort | Deutschland (ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum) |
| Verfügbarkeit | 99,5% garantierte Uptime |
| Backup | Tägliche automatische Backups, 30 Tage Aufbewahrung |
| Verschlüsselung | SSL/TLS für alle Verbindungen, AES-256 für Daten at rest |
| Skalierbarkeit | Cloud-basierte Infrastruktur, flexibel erweiterbar bei steigenden Nutzerzahlen |
Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität:
Um die Datenqualität auf der Plattform zu gewährleisten und DSGVO-Anforderungen zu erfüllen, wird ein mehrstufiges Bereinigungssystem für veraltete Bewerberprofile implementiert:
| Zeitraum | Aktion |
|---|---|
| 6 Monate Inaktivität | Automatische E-Mail-Erinnerung an Bewerber mit Aufforderung zur Aktualisierung oder Deaktivierung des Profils |
| 9 Monate Inaktivität | Zweite Erinnerung mit Hinweis auf bevorstehende automatische Deaktivierung |
| 12 Monate Inaktivität | Automatische Deaktivierung des Profils (nicht mehr im Matching sichtbar), aber Daten bleiben erhalten |
| 24 Monate Inaktivität | Vollständige Löschung des Profils nach DSGVO-Löschfrist (mit vorheriger Information) |
Administratoren haben jederzeit die Möglichkeit, veraltete Profile manuell zu prüfen, zu reaktivieren oder vorzeitig zu löschen. Eine Übersicht aller zur Bereinigung anstehenden Profile steht im Admin-Dashboard zur Verfügung.
Für die Registrierung und Nutzung der Plattform durch minderjährige Praktikums- und Ausbildungsplatzsuchende wird ein rechtskonformer Workflow gemäß Art. 8 DSGVO implementiert:
Das System verhindert automatisch doppelte Registrierungen durch:
Nach dem Go-Live übernehmen wir den zuverlässigen Betrieb der Plattform:
Entsprechend der Abstimmung in den Bieterfragen übernehmen wir den Second Level Support:
| Support-Level | Verantwortlichkeit |
|---|---|
| First Level | MainArbeit: Schulung von Nutzern, Freischaltungen, Basisanfragen |
| Second Level | HMS3 GmbH: Technische Fragen, Backend-Themen, Fehlerbehebung, Updates (ca. 3h/Monat) |
Auf der Startseite der Plattform wird ein öffentlich zugänglicher Informationsbereich eingerichtet:
| Zielgruppe | Inhalte |
|---|---|
| Für Betriebe | Erklärvideos zur Plattformnutzung, Tipps zur Azubi-Gewinnung, FAQ |
| Für Jugendliche | Tutorials zur Profilerstellung und Lebenslauf-Gestaltung, Bewerbungstipps |
| Für Eltern | Informationen zur Plattform, Datenschutzhinweise, Vorteile für ihre Kinder |
| Für Lehrkräfte | Anleitungen zur Klassenverwaltung, Best Practices für die Unterrichtseinbindung |
Zusätzlich werden die Logos aller teilnehmenden Betriebe auf der Startseite in einem Slider-Element dargestellt, um die Attraktivität der Plattform für Bewerber zu erhöhen.
Im Rahmen des laufenden Betriebs sind enthalten:
Funktionale Weiterentwicklungen und neue Anforderungen können auf Anfrage als separate Beauftragung umgesetzt werden.
Für die erfolgreiche Umsetzung stellen wir ein erfahrenes Team bereit:
Der Projektplan orientiert sich am Zeitraum 15.02.2026 bis 31.12.2026:
Das vorliegende Konzept beschreibt unseren Lösungsansatz für die Neuprogrammierung und den Betrieb des Matchingtools www.dieazubisuche.de. Die dargestellten Funktionen, technischen Spezifikationen, UI-Designs und Prozesse dienen als Grundlage für die weitere Abstimmung.
Im Rahmen der Auftragserteilung werden alle Details in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin finalisiert. Dies umfasst insbesondere:
Wir freuen uns auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und stehen für Rückfragen jederzeit zur Verfügung.